Já aconteceu com você? Depois de fazer todo um trabalho e finalmente entregar, ter que fazer tudo de novo? Nada legal, não é?!
Estamos falando de uma questão que complica a vida de muitas empresas e equipes por aí: retrabalho.
Como a palavra sugere, retrabalho é quando uma atividade não é feita de forma correta ou da maneira esperada por quem solicitou o trabalho. Por isso, é necessário fazer a tarefa novamente, até que se chegue ao resultado esperado.
Mas o que gera isso? E quais as soluções para o problema?
Vamos falar, agora, sobre as 10 coisas que todo profissional deveria saber em relação ao retrabalho, essa situação que, se não controlada, pode gerar uma grande bola de neve no seu negócio.
1. Retrabalho é Perda de Tempo
Esta questão é bem óbvia, mas nem todos percebem o quão grave é. O tempo que uma equipe ou profissional está fazendo o trabalho mais uma vez é justamente o que poderia estar usando para fazer outra atividade.
Aliás, como diz o ditado popular, “tempo é dinheiro”, não é mesmo? Inclusive, já falamos sobre otimização de tempo por aqui.
2. Perda de Produtividade
Imediatamente, perde-se, também, produtividade. Usando o período que deveria fazer duas atividades para fazer apenas uma, o número de tarefas concluídas diminui — provavelmente, o de atividades bem feitas também.
Assim, você tem que fazer alguma tarefa às pressas ou vai ter que deixar alguma coisa de lado. Seja lá qual opção tomar, sua produtividade já caiu bastante.
3. Desestimula e Estressa a Equipe
Quem é que gosta de, depois de estar com todo um trabalho pronto, precisar fazer tudo de novo? Ou de ter que fazer algo que outra pessoa deveria ter feito? Pois é: Ninguém!
O retrabalho desestimula e estressa toda a equipe. O fluxo de tarefas aumenta, o trabalho acumula, a pressão cresce, membros podem se desentender e tudo pode acabar virando uma bagunça.
Se a dificuldade não for resolvida logo, a situação no ambiente de trabalho só tende a piorar.
4. Atraso em Prazos
Com essa refação, os prazos acabam se perdendo, correto?! Imagina: você entrega uma tarefa agora e o prazo é hoje.
Então, ou você refaz hoje mesmo, às pressas — se a complexidade do trabalho permitir — ou você vai precisar entregar com atraso.
A menos que o retrabalho seja terceirizado (provocando mais gastos), inevitavelmente o problema gerará atrasos. Além disso, não dá para considerar o retrabalho na hora de determinar os prazos de uma empresa, né?!
5. Perda de Qualidade dos Produtos
Você já deve ter percebido que uma coisa está levando à outra, não é? Pois bem, como dissemos lá em cima, tudo vira uma bola de neve.
E o próximo a sentir com isso tudo é o seu produto/serviço. Ele vai cair de qualidade.
6. Desgaste no Relacionamento com o Cliente e Insatisfação dos Mesmos
E caindo a qualidade dos serviços, o que acontece? Os clientes da empresa ficam insatisfeitos e/ou acontece um desgaste no relacionamento entre as partes.
Percebe que primeiro a situação é sentida por quem está dentro da empresa e, depois, pelo lado externo?
Se o processo é afetado, o produto fica afetado e o cliente percebe.
Isso pode gerar várias questões negativas. E a primeira vem a seguir.
7. Retrabalho Causa Perda de Lucratividade
O retrabalho já chega a esse ponto. Em primeiro lugar, porque “tempo é dinheiro”, como bem mencionamos. E também precisamos lembrar que este ponto está diretamente relacionado com o anterior.
A lucratividade de uma empresa está ligada ao relacionamento com seus clientes e a satisfação deles.
8. Perda de Reputação
As perdas são muitas mesmo. E a próxima causada por essa refação de tarefas é a de reputação.
Até porque, se o cliente ficou insatisfeito, vai passar isso adiante.
9. Círculo Vicioso de Todo Esse Processo
A partir daí, tudo novamente. Com perda de reputação, perde-se lucratividade, equipe fica mais desestimulada, tem-se mais perda de tempo, de produtividade, mais prazos atrasados, mais desgaste e insatisfação dos clientes, etc.
Mas não vamos falar só de coisas negativas aqui. Quer saber como você pode resolver esse problemão que é o retrabalho?
A 10ª questão é dividida em tópicos justamente para isso!
10. Soluções Para o Retrabalho
Vamos, então, entender como eliminamos ou, pelo menos, reduzimos bastante a refação no seu negócio? Separamos alguns pontos para você, a seguir.
– Reveja a Comunicação com Equipe
Uma boa comunicação resolve muitos problemas. O ditado popular diz que “o que é combinado não sai caro”, e se comunicar bem com sua equipe pode realmente mudar positivamente a parte financeira do seu negócio.
Isso porque uma coisa leva à outra. E, com um bom diálogo, o trabalho é feito de forma muito mais eficiente.
Lembrando que é importante buscar uma comunicação clara e sem ruídos.
– Realize Treinamentos Técnicos com a Equipe
Em muitas das vezes em que há necessidade de retrabalho nas empresas, o motivo é a falta de conhecimento do colaborador responsável pela tarefa, como indica uma pesquisa de acadêmicos do Departamento de Ciências Econômicas da Universidade Federal de Santa Maria (RS).
Uma boa solução para isso é reforçar o conhecimento da equipe.
Promova treinamentos técnicos. A equipe fará um trabalho melhor, o material terá mais qualidade, o cliente sai mais satisfeito, a lucratividade aumenta e assim por diante. Todo mundo sai ganhando.
– Alinhe de Expectativas
Alinhar expectativas é algo importante para qualquer relação entre mais de uma pessoa. Se você lidera uma equipe, precisa deixar claro o que você espera dela.
Inclusive, se solicita um material, mas não explica exatamente os resultados que deseja, não pode reclamar se não ficar satisfeito com o que receber, certo?
É essencial o gestor explicar bem o que quer, assim como saber do colaborador as suas impressões em relação ao que será feito.
– Estabeleça Planejamento e Metas
Se você dirige num lugar desconhecido sem um mapa, por onde vai seguir? Faça um planejamento e defina metas.
Dessa forma, gestor e equipe saberão o que fazer. É óbvio que isso é um nocaute no retrabalho.
– Utilize Checklists, Reduzindo um Trabalho Grande em Pequenas Tarefas
Fazendo uma coisa por vez, com uso de uma checklist, você torna os trabalhos menos complicados e, dessa forma, há mais prazer em se trabalhar — e é tão bom riscar uma parte da tarefa e colocá-la como concluída!
Tendo mais vontade de executar uma tarefa, melhor produto/serviço e, assim, menos retrabalho.
– Acompanhe os Pequenos Trabalhos
É importante o gestor acompanhar as etapas de realização de um trabalho.
Melhor identificar um problema na metade de uma tarefa e voltar apenas um passo do que identificar no final e ter que retornar ao início.
– Tenha Base em Métricas Para Chegar a Conclusões de Como Anda o Trabalho
Tenha relatórios e acompanhe as métricas para saber de forma exata como está a questão do retrabalho.
Uma forma de fazer isso é com Dashgoo, que possui vários recursos.
Números não mentem. Com dados claros, você avalia o progresso da equipe em relação ao que foi definido no planejamento. Assim, fica bem mais fácil tomar a atitude correta.
Como percebemos na 10ª coisa que todo profissional deveria saber sobre retrabalho, as soluções também geram uma bola de neve, mas de forma positiva.
Se você toma uma dessas decisões, as outras questões ficam muito mais fáceis e fluem melhor.
E aí? Você já começou a tomar atitudes para evitar o retrabalho?
O que pensa sobre o assunto? Compartilhe conosco nos comentários!
