Como Otimizar o Tempo na sua Agência?

Com tantas atividades a serem executadas numa agência, otimizar o tempo pode parecer algo complexo.

No entanto, é perfeitamente possível fazer as horas do expediente renderem mais e realizar as entregas dentro dos prazos.

É preciso deixar de lado velhos hábitos e vícios para construir uma nova cultura de organização que torne otimizar o tempo para agências algo possível.

O texto deste post para que você conheça algumas estratégias para controlar o seu tempo e maximizar a sua produtividade.

Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto!

A máxima “Tempo é Dinheiro” parece fazer cada vez mais sentido.

Afinal, cada minuto desperdiçado com tarefas aleatórias representa uma fatia de tempo que poderia ter sido mais produtiva.

Que tal aproveitar melhor o seu dia no trabalho na agência e conquistar melhores resultados?

Confira as dicas abaixo.

Liste e Classifique as Tarefas da Agência

Em um primeiro momento, todas as demandas parecem urgentes.

Afinal, são diversas as contas atendidas diariamente.

Todavia, o mais importante é saber administrar o tempo de modo que nenhuma demanda seja deixada de lado.

Por isso, procure fazer uma lista das tarefas que precisam ser finalizadas ainda naquele dia assim que chegar na agência e inicie o dia de trabalho por elas.

O que é preciso entender é que nem todas as tarefas que precisam ser terminadas no mesmo dia consomem mais tempo do que aquelas que não são tão urgentes.

Isso significa que ao finalizá-las, você terá tempo livre para adiantar os jobs que estão na fila.

Adote a Técnica Pomodoro na sua Agência

Sabe aqueles momentos em que lidar com as diversas abas se torna um verdadeiro sacrifício?

Lidar com o bloqueio criativo e a tendência a dispersão em meio às várias abas abertas no computador pode parecer uma tarefa difícil, mas fazer pausas ajuda muito.

Você provavelmente já tenha ouvido falar na técnica Pomodoro. Ela consiste basicamente em trabalhar por um determinado tempo e fazer breves intervalos.

Esta técnica diz que devemos trabalhar por 25 minutos (sem interrupções) e fazer uma pausa de cinco minutos. Ao completar 4 ciclos, é recomendada uma pausa de 30 minutos.

Enxugue as Reuniões da Agência

Sobre aquelas reuniões que poderiam ter sido um e-mail: pense bem antes de marcá-las.

Se preciso, reduza o tempo destinado a ela. Pense por exemplo que se estima que reduzir o tempo de reunião em 15% pode poupar-lhe 300 horas por ano.

Tempo que poderia ser gasto com outras atividades mais rentáveis.

Sempre que agendar uma reunião tente otimizar, ao máximo, as pessoas envolvidas e o tempo dedicado nela.

Para não sofrer esse prejuízo de tempo, ao planejar uma reunião, selecione bem os participantes, já que reuniões tendem a ser mais produtivas em pequenos grupos.

Além disso, busque definir objetivos e metas, elaborar uma pauta antes para fazer reuniões mais curtas — de 10 ou 15 minutos.

Priorize Projetos Rentáveis na sua Agência

A gestão de tempo nas agências é, sobretudo uma questão de estratégia. Afinal, você precisa definir qual fatia de tempo vale a pena investir para fazer do seu empreendimento um negócio rentável.

Portanto, tenha em mente que tarefas importantes, de verdade, tão àquelas que impactam na receita. Distrações não levam os profissionais à conquista de resultados. Por isso, tente eliminá-las.

É válido observar quanto tempo você tem para realizar uma demanda que você recebeu. As demandas precisam estar dentro de um escopo financeiro.

Lembre-se também de destinar o tempo da agência para clientes cujos projetos são interessantes, também, quanto à lucratividade.

Dedique um tempo — justo e necessário — para manter o projeto de cliente dentro do orçamento e do escopo, respeitando, também, a sua margem de lucro.

Avalie os Resultados da sua Agência

A nossa última dica não é a menos importante: a avaliação de resultados.

Por exemplo, uma das formas de analisar a produtividade da agência é emitindo relatórios detalhados de jobs.

Só assim você conseguirá acompanhar o rendimento dos Jobs e categorizá-los por prioridade.

E agora que você já sabe como efetuar uma gestão de tempo inteligente na sua agência, descubra quanto a sua agência pode economizar mensalmente ao adotar uma solução em relatórios. Você vai se surpreender!

Normalmente, as agências gastam cerca de três a cinco horas por cliente para cada relatório de marketing digital.

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Saber quais são as demandas atuais da agência, qual a prioridade de entrega dos trabalhos e como gerenciar reuniões e projetos trará o embasamento necessário para a tomada de decisão.

Além de fornecer informações e indicadores gerenciais importantes para você, a gestão do tempo na agência é também uma importante ferramenta no relacionamento com o seu cliente.

Começar a gestão do tempo para agências é um passo importante para o crescimento e a sustentabilidade da sua organização.

Que tal começar hoje?

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